Поддержка принятия и реализации решений

• Поддержка принятия и реализации решений
• Процесс принятия решений
• Контроллинг
• Методика решения проблем «Бэкмо-Аналитик»

Процесс управленческого решения неоднозначен и во многом зависит от влияния на него различных факторов, спектр которых довольно широк:

• личностные оценки руководителя
• среда принятия решения
• информационные ограничения (сбор и обработка информации связаны с затратами труда, времени и денежных средств)
• временные ограничения
• поведенческие ограничения (особенности психологии личности и характер руководителя, сопротивление коллектива, конфликты)
• взаимосвязь решений (выигрыш от принятия управленческого решения в одной сфере может повлечь за собой существенный проигрыш в другой)
• фактор сложности
• перспективность действия решения
• экономическая целесообразность принятия решения (оценка затрат и экономического эффекта)
• фактор финансовых вложений и анализа финансовых вложений (соотношение собственных и заемных средств)
• степень риска, связанного с последствиями от реализации решения

Люди догадываются о длине этого списка. Это их пугает, и они, как правило, спешат выбрать первое пришедшее им в голову «разумное» решение, пытаясь тем самым как можно быстрее избавиться от возникшей проблемы. Самое первое решение далеко не всегда оказывается лучшим. При типичном подходе к решению проблемы люди ограничиваются принятием допустимого или удовлетворительного, но никак не оптимального.

Многие руководители высшего звена признаются в том, что нередко принимают важные решения без всякого логического анализа, полагаясь лишь на интуицию и предчувствие, или «внутренний голос». При этом они знают, что внутреннее чутье может привести их к ошибке. «Скорее всего, более половины моих решений неверны, – утверждают руководители, – но если мне нужно принять решение быстро и я приму неверное решение, то я так же быстро могу поменять его на другое».

Традиционно предлагается множество способов улучшения качества управленческих решений. Вот типичные из рекомендаций:

1. Количество проблем столь велико и они нарастают настолько стремительно, что в течение ограниченного времени при недостаточных ресурсах удается справиться только с частью из них. Отсюда подготовке решений должны предшествовать как осознание, так и отсеивание проблем на предмет выделения самых важных и неотложных.

2. Грамотно построенные системы стратегического планирования и регулярного менеджмента позволяют уменьшить число непредвиденных проблем. Соответственно у руководителя высвобождается время на поиск оптимальных решений.

3. Избавление от бюрократии, клановости, устранение разрыв между решением и исполнением, борьба со стагнацией (неспособность к проведению изменений, уклонение от назреваемых нововведений или неумение их осуществлять) и др.

4. Принятие решения не на наитии или прежнем опыте, а использование объективного анализа условий, в которых вы действуете в настоящий момент и которые, предположительно, будут иметь место в перспективе. Решение готовится и принимается в несколько этапов, обычно на основе рационального планирования.

5. Прежде чем вникать в детали, постарайтесь получше представить проблему в целом. Независимо от того, строите ли вы дом, планируете ли развитие торговой сети или выбираете заместителя – перед принятием решения постарайтесь увидеть проблему в целом.

6. Не удовлетворяйтесь первым решением, приходящим в голову. Постарайтесь найти его слабые места, попробуйте найти другое решение данной проблемы и сравнить его с первым.

Эти и подобные им рекомендации, несомненно, имеет смысл взять на вооружение.

Сила подхода Бэкмологии состоит в системности. Поддержка принятия и реализации решений «Бэкмо-штурман» не только интегрирует различные инструменты, улучшающие качество принимаемых решений, но создает специальную среду, которая регламентирует все процессы принятия и реализации решений. В этой среде хорошо видно, какой инструмент, где, когда и кем используется. Также видно, насколько хорошо проработаны (спроектированы) различные системы компании: система управления, производства, сбыта, маркетинга, контроля качества и т.д.

В традиционном понимании штурман обычно исполняет следующие обязанности: прокладывает курс, исчисляет перемещения и отмечает передвижение на карте, а также следит за исправной работой навигационных приборов, оборудования. Он обеспечивает целенаправленное управление кораблем. Система «Бэкмо-штурман» играет похожую роль – это средство достижения результативности в бизнесе.

В Бэкмологии утверждается, что процесс принятия и реализации решений является не менее важным, чем получаемый результат. Организация этого процесса имеет значение. Умело организованный, он обеспечивает продуктивность и сам по себе приносит удовольствие. В конце концов, речь идет об элементарной организации труда – деятельному человеку значительно проще жить, если его дела находятся в порядке.

Можно, конечно, поставить перед собой цель один раз хорошенько напрячься и потом беззаботно жить на дивиденды с ранее достигнутых результатов. Такая идея многим кажется привлекательной, ее всячески обыгрывают в голливудском кино, но в реальности ее редко воплощают в жизнь. Причин тому множество. Или не хватает энергии и талантов, или обстоятельства не позволяют, или соперники оказываются умнее. Наконец, деятельные люди просто не могут вести пассивный образ жизни, целый день загорая на пляже.

Одна из важнейших особенностей системы «Бэкмо-штурман» – это видение общей картины (Big Picture). Она одновременно фокусируется на определении целей, пути следования к ним, методах их достижения, необходимых ресурсах, контроле результативности и др.

В рамках системы поддержки принятия и реализации решений Бэкмологии решается множество специфических вопросов. Среди них:

1Управление конфликтами. Конфликты, как правило, возникают вследствие асимметрии информации. Цели сторон могут быть взаимозависимы и несовместимы, каждая из сторон может стремиться реализовать свои цели за счет оппонента, имеют место различия в манере поведения и жизненном опыте и т.д. В реальной жизни конфликты часто порождаются не одной, а несколькими причинами. Причины конфликтов во многом определяют характер их последствий: как негативных, так и позитивных. Реальное соотношение функциональных и дисфункциональных последствий конфликта непосредственно зависит от знания их природы, порождающих их причин, а также от умелого управления конфликтами. В Бэкмологии присутствуют методы распознавания конфликтов, принятия мер для их предотвращения, разрешения и профилактики.

2Адаптивное управление. В динамичном и все более изменчивом мире перестают работать традиционные методы управления, основанные на жестких планах и программируемых решениях. Чтобы выжить в быстро изменяющейся среде, необходимо к ней адаптироваться – оперативно воспринимать изменения и обращать нестабильность в свою пользу. Для создания адаптивной (гибкой) организации потребуется адаптивное управление, т.е. управление в ситуации неопределенности, основанное на динамичном изменении системы управления с целью улучшения качества ее работы. На практике нередко используется модель ограниченной рациональности, позволяющая принимать не оптимальное, а удовлетворительное решение, которое считается «достаточно хорошим», так как отвечает поставленным ограничениям и обеспечивает улучшение проблемной ситуации. В Бэкмологии предусмотрена поддержка создания адаптивной системы управления.

3Инкрементальное принятие решений. В реальной практике руководитель, принимающий решения, должен иметь однозначные и ясные представления того, какие факторы внешней среды необходимо учитывать, а какие – нет. Одни факторы являются существенными для одних ситуаций, другие – для других. Всегда существует опасность (даже в стабильной среде), что иерархия «существенных» и «несущественных» факторов будет построена с ошибками. Источник таких ошибок будет в самой природе проблем, которые не поддается жесткому анализу и не имеют однозначного решения в принципе. Многие из действующих факторов не поддаются формализации, их трудно или невозможно выразить количественно либо их воздействие и последствия такого воздействия непредсказуемы. В таких условиях целесообразно использовать специальный метод инкрементального принятия решений. Этот метод хорошо проработан в Бэкмологии.

4Эвристический метод. Разработка управленческих решений для нетиповых, творческих задач – довольно трудное занятие. В управленческой практике таких задач достаточно много. Обычно они решаются постепенно, путем обсуждения, концентрации идей и развития новых подходов. Здесь не обходится без эвристики – подсознательного приема для упрощения процесса анализа сложных ситуаций и вероятностей, что облегчает нам решение различных проблем. Результатом действия данного приема часто является принятие решения на основе лишь части информации. В практике принятия управленческих решений в различных сферах бизнеса при невозможности решить проблему стандартными, формализованными методами используется эвристический метод. Он представляет проверенные временем способы нахождения и реализации различных решений. В Бэкмологию включен основной набор способов эвристического метода.

5Управление рисками. Система поддержки принятия решения Бэкмологии включает инструменты управления рисками. Успех в бизнесе зависит от множества факторов, но эффективные, быстрые и правильные решения – это составная часть любого успеха. Все решения принимаются в условиях неопределенности. Если уровень неопределенности высок, то преуспевает тот, у кого хорошее чутье или тот, кому попросту везет. Здесь работает интуиция – подсознательный просчет различных вариантов развития событий и неосознанное решение, причем решение оптимальное. Те же, кто развитой интуицией не обладает, могут компенсировать ее отсутствие систематическим применением инструментов риск-менеджмента. Риск-менеджмент – это сознательный просчет вариантов, сознательно принятое решение на основе предвидения и своевременного обнаружение рисков, минимизации возможных негативных последствий до наименьшего уровня. Бизнесменам с развитой интуицией эти инструменты помогут принимать еще более эффективные решения.

6Управление реализацией решений. Большая часть планов по реализации изменений терпит неудачу. Более 70% проектов, которые разрабатываются для внедрения изменений в компаниях, либо никогда не доходят до практической реализации, либо на практике приносят гораздо меньше пользы, чем планировалось. Чтобы стратегический план заработал, следует обеспечить выполнение каждого компонента этого плана, создать надлежащие условия для поддержания изменений и достижения успеха. Судьба решения при его реализации зависит от того, какое отношение к нему сложится у людей, причастных к его выполнению: встретит ли оно понимание и поддержку или натолкнется на скрытое и явное противодействие. Поэтому необходимо обеспечить целенаправленные действия по мотивации будущих исполнителей, превращению их в активных сторонников решения, пробуждению у них намерения добиваться намеченных результатов. Также управление исполнительской деятельностью при реализации решения требует выполнения следующих взаимосвязанных операций: наблюдение и мониторинг деятельности исполнителей; учет и контроль промежуточных результатов; регулирование действий исполнителей; корректировка решения. Учет и контроль призваны формировать объективную картину хода реализации решения и сравнивать ее с намеченной. Система поддержки принятия и реализации решений Бэкмологии комплексно отслеживает весь спектр вопросов, связанных с воплощением стратегического плана в жизнь.

7Учет психологического фактора. Процесс принятия решения в реальной жизни нередко осложнен различными «подводными камнями». Зачастую мы не контролируем те факторы, которые определяют наше решение, искренне полагая, что оно явилось продуктом обдуманного и взвешенного анализа. Мы торопимся в оценочных суждениях, не умея различать надлежащее и ненадлежащее использование эвристики. Мы выбираем альтернативные варианты, которые кажутся нам «лучшими», но наше определение того, что является «лучшим», далеко не всегда подчинено разумным критериям. Следует понимать, что принятие организационных решений – психологический процесс, в самом ходе решения которого переплетаются логика, интуиция, эмоции и личностные характеристики. На принятие решения оказывают влияние косвенные, зачастую скрытые от сознания факторы – психологические смещения. Также характер управленческого решения зависит от следующих внутренних факторов: возраст и образование менеджера, его ценностные ориентации и стереотипы мышления, установки и предубеждения. Ошибки руководителя связаны с характером учета информации, склонностью к осторожности или риску, эмоциональной включенностью или информационной перегруженностью. Стоит упомянуть о такой ошибке руководства, как стремление списать все на высший эшелон, на их стратегические просчеты, неэффективные решения – во всем виноваты те, кто стоит еще выше. В Бэкмологии предусмотрено отслеживание различных проявлений психологического фактора. Эту возможность можно при желании отключать.