Каждое предприятие нуждается в непрерывном мониторинге своего текущего положения. Одним из эффективных способов оценки текущего положения предприятия является проведение на нем экспресс-диагностики и анализа.
Экспресс-диагностика и анализ – это независимая экспертная оценка ситуации в компании, вскрывающая реальное положение дел в различных сферах бизнеса предприятия. Квалифицированный взгляд со стороны позволяет не только выявить основные проблемы, но и определить варианты их решения.
Экспресс-диагностика и анализ широко применяется высшим менеджментом предприятия как первичный инструмент. По результатам экспресс-анализа становятся понятным текущее состояние предприятия, его положение как внутреннее, так и внешнее. По итогам экспресс-анализа выясняется актуальность и срочность изменений на различных участках предприятия. Экспресс-диагностика и анализ позволяет определить перспективные направления реформирования и развития бизнеса. На основе результатов диагностики и анализа составляется программа действий по повышению эффективности бизнеса. Также этот продукт самоценен, так как на его основе владельцы бизнеса могут корректировать свои последующие действия по управлению предприятием.
Экспресс-диагностика и анализ состояния предприятия чаще всего применяется в следующих случаях:
- Ощущение руководителей или владельцев компании некоторых неблагополучных тенденций в ее развитии (чем раньше определить «проблемные зоны», тем легче предупредить возникновение кризисных ситуаций)
- Активное развитие компании (что обычно сопровождается неравномерностью развития отдельных подразделений и служб, возникновением разрывов в технологических и управленческих цепочках, «перекосами» в кадровой политике)
- Профессиональный рост и развитие основных менеджеров компании (что требует реальной передачи им части полномочий, но сопровождается известными «перекосами» в управлении, внедрением «индивидуальных» способов управления)
- Смена руководства компании (что требует быстрого выделения основных успешных и «проблемных зон», учета мнения сотрудников)
- Формулирование стратегического плана развития компании (при этом экспресс-диагностика дополняет SWОТ-анализа – в части анализа внутренней среды)
- Кризис различного происхождения.
Достоинствами экспресс-диагностики и анализа являются:
- краткий срок проведения (3-5 дней)
- низкая стоимость работ
- комплексный подход при проведении диагностики
- получение независимой оценки деятельности
- использование оптимальной методики получения данных (документация запрашивается и изучается заранее, на предприятии проводятся уточняющие беседы с персоналом и наблюдения за работой);
- эффективный и наглядный результат.
Экспресс-диагностика предполагает небольшие затраты времени для получения предварительной оценки финансового состояния предприятия.
Мы проводим экспресс-диагностику и анализ малых и средних предприятий всех форм собственности, а также структурных подразделений крупных предприятий.
Экспресс-диагностика и анализ предприятия проводится следующим образом. Консультанту важно ознакомиться с деятельностью предприятия, понять его основные проблемы, выявить основные управленческие сложности компании. Сначала консультант осуществляет экспресс-диагностику: знакомится с бизнес-процессами компании; проводит серию выездных интервью с ключевыми сотрудниками компании-заказчика; сотрудниками, хорошо знакомыми с существующими бизнес-процессами, системой документооборота, учетными методиками предприятия, и с имеющимися на предприятии проблемами и «узкими местами».
После завершения собеседований консультант переходит к экспресс-анализу: анализирует полученную информацию и предоставляют владельцу бизнеса (заказчику) отчет с результатами обследования (диагностики предприятия) и анализа. В отчете содержится описание текущего положения на обследуемом предприятии и перечисление проблемных областей и «узких мест». Выявленные недостатки классифицируются: выявляются сложности, которые связаны с неэффективностью структуры и бизнес-процессов предприятия, и недоработки, которые связаны с недостатками существующей информационной системы. Помимо выявленных проблем отчет экспресс-анализа содержит перечень пожеланий заказчика: как должны функционировать бизнес-процессы на предприятии, и каковы должны быть особенности обеспечивающей их информационной системы.
После того как составлен свод основных задач по оптимизации работы предприятия, консультант предлагает комплекс мероприятий для их решения. Таким образом, информация, полученная в результате проведения экспресс-диагностики и анализа предприятия, позволяет определить этапы, состав, сроки выполнения и стоимость работ, которые необходимо осуществить.
Таблица. Составляющие экспресс-диагностики и анализа предприятия
Организационная диагностика |
Функциональная диагностика |
Финансовый анализ |
Логистический анализ |
Организационная структура; штатное расписание; должностные инструкции; организационная документация |
Сбыт, производство; поставки |
Анализ динамики финансово экономических показателей за предыдущие годы |
Анализ текущих процессов: информационных, снабженческих, производственных, сбытовых |
Экспресс-диагностика – краткое исследование различных аспектов деятельности предприятия с целью выявления проблемных областей и получения предварительных оценок текущего состояния. Экспресс-диагностика чаще всего является первоначальным этапом преобразований, проводимых с привлечением сторонних консультантов, помогает выработать единое видение руководством и командой внешних консультантов текущего состояния и проблем компании.
Организационно-экономическая диагностика деятельности предприятия направлена прежде всего на изучение внутренней среды его функционирования. Внутренняя среда включает ряд параметров (ресурсов): технических, технологи логических, кадровых, пространственных, организационной структуры, финансовых ресурсов и стратегического потенциала. Анализ внутренней среды имеет целью оценку слабых и сильных сторон предприятия, определение потенциала предприятия, т.е. его способность эффективно выполнять поставленные перед ним задачи.
В рамках проведения диагностики также могут определяться основные факторы, обусловливающие причины кризисного состояния предприятия:
- независимые от деятельности предприятия внешние факторы
- зависящие от деятельности – внутренние факторы
И внешние, и внутренние факторы в процессе исследования разделяют на подгруппы. Так, из внешних факторов рассматриваются чисто рыночные (уровень спроса, предложения, стабильность валютного рынка и т.п.), факторы, формирующие угрозы банкротства субъекта (инфляция, уровень безработицы, стабильность законодательной и налоговой базы), и факторы, которые предприятие определяет самостоятельно с учетом специфики своей деятельности.
Внутренние факторы связаны с операционной, инвестиционной и финансовой деятельностью и определяют использование основных средств, структуру текущих расходов, структуру в и ликвидность активов, дебиторской задолженности, уровень финансовых рисков, продолжительность строительно-монтажных работ и т.д.
Экспресс-анализ – быстрый укрупненный анализ предприятия, проводимый в основном на верхних уровнях иерархии. Он позволяет выявить и формализовать основную текущую ситуацию предприятия, его потенциальные возможности, найти основные пути достижения максимальной эффективности.
Анализ – детальный анализ деятельности на всех уровнях иерархии. Он позволяет также разработать укрупненную стратегию предприятия.
Цели экспресс-анализа:
- Определить потенциальные возможности предприятия.
- Выявить и оценить возможные пути повышения эффективности деятельности предприятия, поставить максимальные, но реально достижимые, цели предприятия.
- Оценить требуемые ресурсы мероприятий по их достижению.
- Разработать стратегию, подготовить укрупненные предложения по развитию предприятия.
- Проверить компетентность выбранных консультантов и возможность дальнейшей работы с ними над последующим полным проектом.
- Сэкономить время и средства предприятия благодаря сравнительно небольшой стоимости и длительности проекта «Экспресс-анализ»
Основными направлениями анализа деятельности компании являются:
1. Анализ финансового состояния, включая платежеспособность, рентабельность по видам продукции, эффективность управления денежными средствами, оборотными активами и т. д. Детальный анализ финансового состояния помогает определить приоритетные направления поиска проблем в организации деятельности предприятия.
2. Анализ ситуации на основных существующих и потенциальных рынках сбыта продукции, конкурентного положения компании на этих рынках, а также текущей способности компании адаптироваться к изменениям ситуации. Подробное изучение рынка позволяет четко сформулировать стоящие перед компанией стратегические цели и определить качества, которыми она должна обладать, чтобы успешно достичь этих целей.
3. Анализ общей системы управления, включая организационную структуру, распределение функций и полномочий между различными уровнями управления, организацию документооборота и т.д. Система управления должна отвечать текущим целям и задачам компании, а изменение задач должно вести за собой и соответствующее изменение систем управления.
4. Анализ производственных процессов, включая организацию производства, производительность труда, объемы и причины потерь производственных ресурсов – материалов, рабочего времени и т.д. Оптимизация управления производственными процессами, выявление способов сокращения потерь ресурсов обычно обладают наибольшим потенциалом сокращения издержек и повышения рентабельности деятельности компании.
5. Анализ кадрового потенциала и системы мотиваций позволяет определить приоритетные направления кадровой политики, необходимые для достижения запланированных целей преобразований.
6. Анализ инвестиционной стратегии и политики в области основных фондов, включая анализ состояния оборудования, организации инвестиционного процесса, системы управления имуществом. Данное направление анализа является абсолютно необходимым при проведении любых преобразований, связанных с реорганизацией компании (выделение непрофильных активов, продажа/приобретение бизнеса), а также для определения резервов сокращения затрат за счет оптимизации управления основными фондами (например, продажа/сдача в аренду неиспользуемых производственных площадей и оборудования) и повышения эффективности осуществляемых инвестиций (например, путем совершенствования оценки и отбора инвестиционных проектов).
7. Анализ информационных систем, обеспечивающих процесс управления, включая анализ информационных потоков, поддерживающих процесс принятия решений, технических и методологических аспектов существующих систем планирования и учета результатов деятельности предприятия. Данный анализ позволяет ответить на вопросы, связанные с достаточностью существующего информационного обеспечения, в т.ч. с составом, надежностью и оперативностью информации, для участников производственных и управленческих процессов, непосредственно влияющих на достижение поставленных компанией целей преобразований.
Результаты. В результате проведения диагностики и экспресс-анализа предприятия владелец бизнеса получает экспертное заключение о деятельности предприятия и предложения по повышению эффективности бизнеса при рациональном расходовании временных, человеческих и финансовых ресурсов. Все это дает владельцу бизнеса ясное понимание ситуации с управлением и обеспечением процесса управления; картину, достаточно подробную для того, чтобы можно было обозначить возможные пути решения основные проблемы предприятия.
Результаты диагностики включают в себя:
- Текущее состояние компании
- Оценка положительных и отрицательных сторон компании
- Оценка возможностей и угроз развития
- Влияние на компанию конкурентов, потребителей, поставщиков
- Общие ценности, культура, оценка структур компании и их взаимодействие
- Оценка руководящего состава компании
- Выявление сдерживающих развитие факторов, подробные рекомендации по устранению, изменению, улучшению состояния дел компании.
В рамках диагностики осуществляется системный разбор деятельности предприятия и предоставление его результатов собственникам и руководителю.
Содержание работ анализа:
- предмет бизнеса компании и его конкурентные преимущества
- слабые стороны компании, выявление «проблемного поля» предприятия
- причины, обусловившие настоящую ситуацию
- анализ стратегии компании
- анализ системы управления и ее экспертная оценка
- анализ работы и экспертная оценка деятельности подразделений: производственных подразделений, коммерческих служб, финансового подразделения, системы логистики, вспомогательных подразделений)
- анализ системы управления персоналом и системы мотивации
- экспертная оценка эффективности работы предприятия в целом
- предложения по совершенствованию работы предприятия.
В рамках анализа могут формироваться отчетов по различным аспектам деятельности предприятия, в том числе:
- официальная и фактически сложившаяся организационная структура, выявление скрытых «групп влияния», незагруженных и перегруженных сотрудников (отделов)
- стандартизация производственных процессов, насколько действующие стандарты, регламенты и инструкции соответствуют реальному положению
- реальное исполнение устных поручений руководителя
- исполнение приказов и распоряжений
- наличие и фактическое использование положений и должностных инструкций;
- качество системы экономической мотивации персонала, и ее связь с бюджетным управлением
- интеллектуальный уровень, мотивационный тип, конфликтность сотрудников, выделение групп риска на основании тестирования персонала
- качество работы с поставщиками и потребителями
- уровень организации замещения отсутствующих сотрудников- резервирования и дублирования
- исполнение требований общего порядка
- качество системы сервиса и послепродажного обслуживания (для предприятий розничной торговли, общественного питания и др.)
- другие отчеты.
В результате проведения экспресс-диагностики и анализа предприятия владелец бизнеса получил описание текущего положения дел в компании, перечень выявленных экспертами проблем и список предлагаемых мероприятий с указанием сроков и стоимости их выполнения. Что дальше? Ознакомившись с выводами экспертов, владелец бизнеса может, учитывая имеющиеся у него ресурсы, расставить приоритеты, выбрать области приложения усилий, наиболее актуальные на ближайшую перспективу для решения актуальных проблем своей компании.
Когда у владельца бизнеса есть список четко обозначенных «узких мест» предприятия, он может выбрать любой из нижеприведенных вариантов:
1. Владелец бизнеса может посмотреть на список недостатков, решить, что все они не являются критическими, и оставить все, как есть. В таком случае дальнейшая деятельность компании продолжится, как и шла, но в случае предполагаемых внешних или внутренних изменений, руководство компании будет иметь возможность учесть имеющиеся у компании уязвимые места и избежать неожиданностей.
2. Владелец бизнеса может положиться на имеющиеся в компании знания и ресурсы и самостоятельно предпринять действия, направленные на решение перечисленных проблем. Этот вариант, на первый взгляд, наименее затратный. Действительно, в таком случае нет необходимости привлекать специалистов со стороны. Однако потребуется выделить сотрудников, которые должны будут разработать и внедрить необходимые изменения. Это значит, что, во-первых, понадобится оторвать этих сотрудников от их повседневных обязанностей (А кто выполнит эти обязанности вместо них?), во-вторых, понадобится научить их планированию и внедрению изменений (А на это нужно время и не каждый человек обладает способностями к такой деятельности, да и опыта у них будет маловато), и наконец, как известно, «нет пророка в своем отечестве»: очень часто изменения, осуществляемые специалистами предприятия, наталкиваются на сопротивление их же коллег. Так что такая схема действий не лишена недостатков.
3. Для оптимизации деятельности предприятия владелец бизнеса может обратиться за советом к сторонней организации, специализирующейся на оказании консультационных услуг в этой сфере.
Продолжение: Уровень сервиса «Предприятие»